Comment gérer une candidature en tant qu’entreprise inscrite ?

Vous avez reçu une candidature sur Immersion Facilitée et souhaitez échanger avec le candidat, accepter ou refuser sa demande ? Retrouvez dans cet article les étapes pour consulter vos candidatures, répondre aux candidats et suivre l’avancement de chaque demande depuis votre espace entreprise.

1. Comment le candidat entre-t-il en relation avec vous ?

Lors de l'inscirption de votre entreprise sur Immersion Facilitée, vous avez choisi un mode de contact. Celui-ci détermine la manière dont les candidats peuvent prendre contact avec vous.

Trois modes de contact sont possibles :

• Par mail : le candidat vous adresse une demande de contact via Immersion Facilitée. Vous recevez une notification par mail avec les informations relatives à sa candidature.
• Par téléphone : le candidat reçoit vos coordonnées afin de pouvoir vous contacter directement.
• En présentiel : le candidat reçoit les informations nécessaires pour se présenter directement dans votre entreprise et vous exposer son projet d’immersion

Où retrouver le mode de contact choisi ?

Le mode de contact est désormais visible directement dans votre espace entreprise, au niveau de la gestion des candidatures. Vous pouvez ainsi retrouver la modalité de contact associée à chaque demande sans avoir à vous souvenir du choix effectué lors du référencement.
Référez-vous au mode de contact affiché dans votre espace entreprise pour savoir comment le candidat est invité à prendre contact avec vous sous l'onglet "mon entreprise" ou "mes entreprises"

2. Comment consulter une candidature ?

Lorsqu’un candidat vous adresse une demande, vous pouvez être informé par une notification par mail. Vous pouvez répondre directement depuis votre espace entreprise ou bien en répondant directement en réponse de mail.

Pour consulter une candidature :

1. Connectez-vous à votre espace entreprise Immersion Facilitée.
2. Accédez à la rubrique « Candidatures ».
3. Repérez la candidature que vous souhaitez consulter.
4. Ouvrez la candidature ou accédez à la discussion associée.

Vous pouvez consulter les informations de la demande, retrouver les échanges avec le candidat et suivre l’avancement de chaque candidature depuis votre espace entreprise.
Le statut affiché vous permet d’identifier les demandes en cours de traitement et celles qui ont déjà été acceptées ou refusées.

3. Comment répondre au candidat ?

Vous pouvez échanger avec le candidat directement depuis votre espace entreprise, grâce à la messagerie d’Immersion Facilitée.

Répondre depuis l’espace entreprise

Pour envoyer un message au candidat :

1. Connectez-vous à votre espace entreprise.
2. Accédez à la rubrique « Candidatures ».
3. Sélectionnez la candidature concernée en cliquant sur « voir la candidature ».
4. Cliquez sur « Répondre au candidat » lorsque cette action est disponible.
5. Rédigez votre message, puis envoyez-le.

La messagerie vous permet de centraliser vos échanges et de retrouver l’historique des messages ou des mails associés à la candidature.

Un résumé de la candidature est disponible dans la messagerie

Lorsque vous échangez avec un candidat dans la messagerie d’Immersion Facilitée, un résumé de sa candidature est directement visible dans l’interface de discussion.
Ce résumé reprend les informations essentielles de la demande :

• Le métier que le candidat souhaite découvrir ;
• Les dates souhaitées pour son immersion ;
• Le but de l’immersion, notamment son projet et ses objectifs ;
• Le profil du candidat, avec les informations relatives à son parcours.

Vous pouvez ainsi retrouver les informations clés tout en échangeant avec le candidat, sans avoir à naviguer dans d’autres rubriques de l’interface.

Les boutons d’action varient selon le statut de la candidature

Les actions disponibles dans votre espace entreprise dépendent du statut et de l’avancement de la candidature.
Selon la situation, vous pourrez notamment répondre au candidat, accepter sa candidature ou la refuser.
Les boutons d’action ne sont donc pas nécessairement tous visibles en même temps. Certaines actions peuvent ne plus être accessibles lorsque la candidature a progressé vers une autre étape.
Si vous ne retrouvez pas un bouton, vérifiez le statut de la candidature et les actions proposées dans son interface.

4. Comment suivre l’état de mes candidatures ?

Depuis la rubrique « Candidatures », vous pouvez consulter les demandes reçues, leur statut et l’historique des échanges.
Les différents statuts vous permettent de comprendre où en est chaque demande et d’identifier les actions à effectuer.
Voici la signification des principaux statuts :

• Nouveau : vous avez reçu un premier message du candidat.
• En cours : le candidat a envoyé un message et attend votre réponse ou vous avez répondu au candidat. Ce statut attends votre qualification car il restera tel quel si aucune réponse de votre part n’a été envoyée depuis plus de 15 jours.
• À traiter : vous devez répondre au candidat et/ou pré remplir la convention d'immersion, ou alors marquer comme acceptée ou refusée.
• Acceptée : la candidature a été acceptée.
• Refusée : la candidature a été refusée.

Le statut évolue au fil du traitement de la demande et des échanges avec le candidat.
Pour consulter les messages précédemment échangés, ouvrez la candidature concernée et accédez à la discussion associée.

5. Comment accepter une candidature ?

Vous souhaitez accueillir le candidat en immersion ? Échangez avec lui afin de confirmer les conditions de son accueil et préparez la convention d’immersion.

Étape 1 : échanger avec le candidat

Avant de confirmer l’accueil, assurez-vous d’avoir défini avec le candidat :

• Le métier et les activités qu’il souhaite découvrir ;
• Les dates et la durée de l’immersion ;
• Les horaires et le lieu d’accueil ;
• Les modalités d’accompagnement et le tuteur de l’immersion.

Vous pouvez utiliser la messagerie de votre espace entreprise pour clarifier ces éléments.

Étape 2 : préparer la convention d’immersion

Depuis votre espace entreprise, accédez aux actions de gestion de la candidature pour rechercher l’option permettant de préparer une convention d’immersion.
Certaines informations peuvent être préremplies à partir des données de la candidature. Complétez les informations manquantes avec le candidat et vérifiez l’exactitude des éléments renseignés.

Étape 3 : mettre à jour le statut de la candidature

Utilisez l’action correspondant à la situation de la candidature, lorsqu’elle est disponible dans votre interface.
Les actions proposées peuvent varier selon le statut de la demande. Si vous ne trouvez pas l’action recherchée, vérifiez son état d’avancement.
Important : ne commencez pas l’immersion avant que la convention ait été établie, signée et validée par les parties concernées.

6. Comment refuser une candidature ?

Si vous ne pouvez pas accueillir le candidat, il est important de lui apporter une réponse afin qu’il puisse poursuivre ses démarches.
Pour traiter une demande :

1. Accédez à la rubrique « Candidatures » de votre espace entreprise.
2. Sélectionnez la candidature concernée en cliquant sur « voir la candidature ».
3. Consultez les actions disponibles selon son statut.
4. Choisissez l’action permettant de refuser la candidature, si elle est proposée.
5. Suivez les indications affichées pour finaliser le traitement de la demande.

Des modèles de réponse peuvent être proposés pour vous aider à répondre rapidement et clairement au candidat. Selon les options disponibles, vous pouvez sélectionner un modèle adapté ou personnaliser votre message.
Vous pouvez notamment expliquer que vous ne pouvez pas accompagner son projet professionnel ou que votre activité ne vous permet pas de l’accueillir dans de bonnes conditions.
Une fois la candidature refusée, certaines actions précédemment disponibles peuvent ne plus apparaître.

7. Comment télécharger mes candidatures ?

Si vous souhaitez conserver une copie de vos candidatures, vérifiez les options d’export disponibles dans votre espace entreprise.
Si une fonctionnalité d’export est proposée dans votre interface, suivez les indications affichées pour télécharger les données disponibles.

8. Nos conseils pour réussir votre premier échange

Préparer l’échange avec le candidat

Le premier échange permet de mieux comprendre le projet du candidat et de vérifier que l’immersion correspond à ses attentes.
Vous pouvez notamment lui poser des questions sur :

• Son projet professionnel et ses motivations ;
• Le métier qu’il souhaite découvrir ;
• Les compétences ou activités qu’il aimerait observer ;
• Les objectifs qu’il souhaite atteindre grâce à l’immersion ;
• Ses disponibilités et la durée souhaitée.

Profitez-en pour présenter votre entreprise, les activités qu’il pourra découvrir, les conditions d’accueil et les possibilités d’immersion.

Avant de démarrer l’immersion

Assurez-vous que les conditions d’accueil ont été définies et que la convention d’immersion a été établie.
La convention doit être signée par les parties concernées et validée par la structure compétente avant le début de l’immersion.
Ne commencez jamais une immersion sans disposer d’une convention validée.

À la fin de l’immersion

Pensez à réaliser un bilan avec le bénéficiaire. Ce retour permet de faire le point sur l’expérience vécue, les activités découvertes et les objectifs atteints.

Conseils :

Vous décidez de répondre positivement à un candidat ?

Mis à jour le : 30/09/2026